Le premier document qu’on vous demandera.
Le RGPD n’est pas un frein, c’est un cadre.
Le registre des traitements est la pièce maîtresse de votre conformité. C’est aussi celle qui manque le plus souvent — ou qui existe sous forme de modèle vide qui ne décrit rien.
Pour qui ?
Le registre concerne les TPE, PME, professions libérales, écoles, associations, collectivités et créateurs de contenu de Caen et du Calvados.
Votre interlocuteur : Brandon Bayeux · 14 rue Saint-Pierre, Caen · 06 86 46 38 46
Ce qu’il doit contenir
Finalité de chaque traitement, catégories de données et de personnes, destinataires, durées de conservation, mesures de sécurité.
Comment nous procédons
Par entretien, en partant de vos outils réels : logiciel de facturation, fichier clients, messagerie, vidéosurveillance, site web.
Décrire, pas inventer
Un registre qui ne correspond pas à vos pratiques est pire que pas de registre : il documente votre non-conformité.
Vos prestataires
Hébergeur, comptable, logiciel de paie, outil de mailing : chacun doit être identifié, avec un contrat conforme.
Un document vivant
Chaque nouvel outil crée un traitement. Nous prévoyons la mise à jour, sinon le registre devient faux en six mois.
Présentable en l’état
Le registre doit pouvoir être remis tel quel à la CNIL, à un client exigeant ou à votre assureur cyber.
Ce que contient un registre des traitements
Le registre est le document de base du RGPD : c’est le premier que demande la CNIL lors d’un contrôle. Pour chaque traitement de données, il indique :
Responsable et finalité
Le nom et les coordonnées de la structure, et l’objectif du traitement : facturation, paie, prospection, recrutement.
Personnes et données
Les catégories de personnes concernées (clients, salariés, candidats) et les catégories de données collectées.
Destinataires et durées
Qui reçoit les données, s’il y a des transferts hors de l’Union européenne, et combien de temps elles sont conservées.
Mesures de sécurité
Une description générale des mesures prises pour protéger les données : accès, sauvegardes, chiffrement.
Exemples dans une petite entreprise caennaise
Gestion des clients et de la facturation, paie et gestion du personnel, agenda de rendez-vous en ligne, vidéosurveillance du local, envoi d’une lettre d’information, formulaire de contact du site internet. Une TPE compte en général entre cinq et quinze traitements.
Les autres accompagnements RGPD à Caen : audit de conformité, registre des traitements, délégué à la protection des données externalisé, procédure en cas de violation et diagnostic RGPD.
Questions fréquentes
Les entreprises de moins de 250 salariés en sont-elles dispensées ?
Dans la pratique, presque jamais. La dispense ne vaut que pour les traitements occasionnels, alors que la gestion des clients ou de la paie est permanente.
Sous quelle forme tenir le registre ?
Un simple tableau suffit, sur papier ou en format numérique. L’important est qu’il soit complet et tenu à jour.
Vous n’avez pas encore de registre ?
C’est le cas de la majorité des TPE. Le construire prend moins de temps qu’on ne l’imagine.
