Beaucoup de dirigeants de petites entreprises pensent que le RGPD ne concerne que les grands groupes. C’est faux : dès que vous avez un fichier clients, des salariés, un agenda de rendez-vous ou un formulaire de contact sur votre site, vous traitez des données personnelles. La bonne nouvelle, c’est que les obligations sont proportionnées à votre taille. Voici l’essentiel.
1. Tenir un registre des traitements
C’est le document de base, et le premier que demande la CNIL lors d’un contrôle. Il liste ce que vous faites des données : facturation, paie, prospection, vidéosurveillance. Un simple tableau suffit. Voir la page registre des traitements.
2. Informer les personnes
Vos clients, salariés et prospects doivent savoir quelles données vous collectez, pourquoi, combien de temps vous les gardez et comment exercer leurs droits. Concrètement : une politique de confidentialité sur votre site, et une mention sur vos formulaires et vos devis.
3. Ne garder que le nécessaire, et pas indéfiniment
Chaque donnée doit avoir une utilité et une durée de conservation. Un fichier de prospects jamais nettoyé depuis dix ans est un risque, pas un actif.
4. Sécuriser les données
Mots de passe solides et différents, mises à jour, sauvegardes, ordinateurs portables chiffrés, accès retirés aux anciens salariés. La sécurité informatique fait partie du RGPD. Voir sécurité et protection des données.
5. Encadrer les sous-traitants
Votre comptable, votre hébergeur, votre logiciel de facturation, votre prestataire informatique : tous traitent des données pour vous. Un contrat conforme au RGPD doit vous lier à chacun d’eux.
6. Savoir réagir en cas de violation
Ordinateur volé, courriel envoyé au mauvais destinataire, rançongiciel : toute violation doit être documentée, et notifiée à la CNIL dans les 72 heures si elle présente un risque pour les personnes. Voir la procédure en cas de violation.
7. Répondre aux demandes des personnes
Une personne peut demander à accéder à ses données, les faire corriger ou supprimer. Vous avez en principe un mois pour répondre.
Par où commencer ?
Inutile de tout faire d’un coup. Commencez par le registre et la sécurité de base : c’est ce qui vous protège le plus, et ce qui se voit en premier en cas de contrôle.
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